GOTS认证咨询-针对4.1节的指南之尽职调查管理流程与六步框架​

3.3 针对 4.1 节的指南：尽职调查管理流程与六步框架​
3.3.1​本指南旨在协助审核员有效审核 GOTS 7.0 第 4.1 节规定的尽职调查标准。审核员应参考《GOTS 认证实体尽职调查手册》，以获取认证实体需纳入其尽职调查的完整、全面要素。在验证是否符合 GOTS 尽职调查标准时，《GOTS 认证实体尽职调查手册》中的指南与解读具有权威性。​
3.3.2​本指南还以联合国（UN）和经济合作与发展组织（OECD）的国际框架为基础，为评估认证实体是否符合 GOTS 7.0 中的尽职调查标准提供详细建议。​
3.3.3 了解认证实体及其环境（4.1.1 节、4.1.2 节）​
审核员的第一步是深入了解认证实体、其所处环境及特定情况。这一步主要在审核的准备阶段和案头研究阶段完成，内容应包括实体的规模、商业模式、所有权结构、运营环境、在供应链中的位置、运营涉及的地理区域、运营性质、产品或服务类型及风险状况。此步骤至关重要，因为尽职调查流程需以风险为导向，并与实体的具体情况和环境相适配。​
3.3.4 审查政策与管理体系（4.1.1 节第 i 点、4.1.4 节、4.1.5 节）​
审核员需审查认证实体的政策与管理体系，重点关注尽职调查流程如何融入其中。这包括评估认证实体的 “负责任商业行为政策”，确保该政策明确阐述其在自身运营及供应链中践行负责任商业的承诺；同时，还需评估开展尽职调查所用管理体系的有效性。​
3.3.5 评估不利影响的识别情况（4.1.1 节第 ii 点）​
审核员需审查认证实体如何识别与其运营相关的实际或潜在不利影响。具体方式可能包括：与管理层访谈，了解其识别不利影响的方法；与工人访谈，了解他们在实际工作中如何经历这些影响（即验证管理层所察觉的情况与工人实际经历是否存在差异）；审查风险评估报告、事故报告及其他相关文件。​
3.3.6 评估对不利影响的应对措施（4.1.1 节第 iii 点）​
审核员需评估认证实体为终止、预防或减轻不利影响所采取的流程。具体方式可能包括：与管理层访谈（也可如上文所述与工人访谈）；审查认证实体为应对已识别影响而制定的行动计划、补救措施及其他相关举措。​
3.3.7 评估实施情况与结果的跟踪（4.1.1 节第 iv 点）​
审核员需审查认证实体跟踪其尽职调查流程实施情况与结果的方法。具体方式可能包括：与管理层访谈；审查监控报告、关键绩效指标（KPI）及其他跟踪机制。​
3.3.8 审查沟通实践（4.1.1 节第 v 点）​
审核员需评估认证实体的沟通实践，尤其关注其如何就应对不利影响所做的努力进行沟通。具体方式可能包括：访谈；审查公开披露文件、利益相关方参与记录及内部沟通材料。​
3.3.9 评估补救程序（4.1.1 节第 vi 点）​
审核员需评估认证实体在适当情况下启用补救措施的流程。具体方式可能包括：与管理层访谈（也可如上文所述与工人访谈，了解他们对补救程序的实际体验）；审查申诉机制、赔偿方案、其他补救流程，以及实体收到的投诉记录、通过上述机制提供补救的记录及相关公开信息。​
3.3.10 评估持续改进（4.1.3 节）​
审核员应评估认证实体在尽职调查流程中对长期持续改进的承诺。具体方式可能包括：与管理层和工人访谈；审查进展报告、与以往审核报告的对比情况、长期改进的其他证据，以及公司从上述申诉机制和程序中总结的经验教训（例如，已纳入其政策、监控及管理体系的经验，或已公开分享的经验）。​
3.3.11 审查监督与责任分配（4.1.6 节）​
审核员需验证尽职调查的监督与责任是否分配给相关高级管理层。具体方式包括：与这些高级管理人员和董事访谈；审查将监督与责任分配给他们的成立文件或决议；审查为责任人提供的相关主题（包括人权和劳工权益）定期培训记录；以及审查董事会会议纪要、其他常规或半常规管理层会议纪要中关于负责任商业行为与尽职调查的内容。​
3.3.12 评估资源分配（4.1.7 条）​
审核员需评估认证实体是否为开展尽职调查流程及实施负责任商业行为政策提供了充足的支持与资源。如前文所述，具体方式可能包括：与管理层访谈（也可超出管理层范围，例如与人力资源部门或其他能够协助量化公司投入到负责任商业行为与尽职调查中的人员数量及时间的部门访谈）。​
3.3.13 形成审核发现与建议​
审核员需根据收集的证据，就认证实体是否符合 GOTS 7.0 第 4.1 节规定的尽职调查标准及《实施手册》中的相关指南形成意见。并在适当情况下提出改进建议。最终目标是确保认证实体履行其承诺，减轻自身运营及供应链中的不利影响。审核员提供的指南与反馈，对推动公司尽职调查流程的持续改进起着关键作用。​
3.3.14​上述每一步都应以专业怀疑态度为基础，充分理解认证实体的特定环境，并恪守 GOTS 7.0、《实施手册》、《认证实体尽职调查手册》及《OECD 尽职调查指南》中阐述的负责任商业行为原则。​
3.3.15​需注意的是，本指南仅作为通用框架。审核员可能需要根据其认证机构的要求、审核业务的具体情况、认证实体的实际状况，或尽职调查与负责任商业行为领域的新发展，对本方法进行调整或扩展。