GOTS认证辅导-资源与决策保障：人员能力配备及尽职调查融入决策

4.2 融入负责任商业行为（第一步）​
4.2.2 强化管理体系​
4.2.2.1 《负责任商业行为政策》（RBC Policy）的有效性取决于其治理与执行。因此，获证实体应确保其管理体系融入本手册所述的 “六步尽职调查流程”，以落实 GOTS 标准（包括环境标准、人权与社会标准）。获证实体需强化管理体系，确保尽职调查具备预防性、动态性，与风险相匹配（基于风险），结合与利益相关方的实质性沟通，符合自身实际情况，涵盖多项流程与目标，确保持续沟通，可基于风险划分优先级，且不得转嫁责任。​
4.2.2.2 为此，获证实体应定期审查并更新《负责任商业行为政策》，以确保尽职调查要求有效落地。这一过程需具备迭代性：既反映对供应链风险的认知深化，也纳入利益相关方的反馈。政策还应根据尽职调查实践中发现的问题与不足（如风险界定、申诉情况、运营变更、新兴国际标准等）进行调整优化。​
4.2.2.3 获证实体应指定董事会层面的负责人，负责《负责任商业行为政策》的实施与监督。将责任归属董事会，可强化公司治理，确保负责任商业行为成为决策核心环节，凸显其在业务运营中的重要性。例如，由董事会委员会或特定董事负责尽职调查，既能提升流程合法性，也能保障资源投入。​
4.2.2.4 《负责任商业行为政策》的实施责任应分配给具备相应能力的高级管理人员。这类负责人需具备相关经验，深入理解获证实体的运营模式、行业格局，以及在遵守 GOTS 标准、履行负责任商业行为承诺过程中可能面临的挑战。同时，他们应接受定期培训，内容涵盖人权、环境可持续性、审核技术、利益相关方沟通等相关主题。​
4.2.2.5 实施《负责任商业行为政策》与尽职调查需配备充足的财务资源、人员时间与专业能力。采购与合规团队应获得足够预算，用于开展供应商评估、跟进评估结果、提供培训及与利益相关方沟通。承担尽职调查职责的人员，需有专门时间开展风险评估、政策传播、申诉机制运营等必要工作 —— 这些工作不应是其日常职责之外的 “附加任务”；他们还需有时间与资源进行实地考察和利益相关方会议。此外，资源投入应足以支持针对发现问题采取整改行动，而非仅停留在 “识别问题” 层面。​

4.2.2.6 尽职调查应融入组织决策流程，例如新产品开发、开拓新国家市场、新增供应商工厂等场景。采购与合同签订决策需参考尽职调查结果，以激励负责任商业行为。跨部门参与有助于避免可能增加不利影响风险的业务决策：例如，可持续发展团队可在供应商准入或订单分配环节，基于尽职调查表现提供关键反馈。合规不应是流程末端的 “勾选任务”，而必须贯穿整个业务运营。​
4.2.2.7 获证实体应确保与尽职调查相关的部门（如采购、合规、可持续发展部门等）保持协同一致与合作。统一的关键绩效指标（KPI）与信息共享机制，有助于将尽职调查融入业务运营。尽职调查不应依赖 “线性责任转移”，而应通过 “循环信息流动” 与 “统一优先级”，渗透到获证实体的全运营环节。最终，各部门应对负责任商业行为承担共同责任：例如，获证实体应推动部门间的反馈交流、经验学习与机构知识积累；确保决策者获取充分、准确的尽职调查信息；涉及可能增加运营或供应链损害风险的决策时，需让多个相关部门参与（如不仅包括采购部门，还应包括监督供应商人权、劳工与环境表现的部门）。​
4.2.2.8 获证实体应建立健全内部质量控制体系，该体系需能持续评估自身运营及全供应链中尽职调查流程的有效性。定期内部审核是该体系的核心组成部分：既有助于强化 GOTS 标准合规性、验证尽职调查结果，也能保障数据完整性（这是有效尽职调查的基石）—— 通过确保信息管理系统有效运行、信息流可靠，实现数据完整性保护。此外，内部审核可作为部门间的沟通桥梁，强化可持续发展理念、深化风险评估、提升流程可信度。​

4.2.2.9 供应商合同中应包含 “遵守获证实体尽职调查政策与要求” 的条款，为政策执行提供法律依据。适当时，获证实体还应在供应商合同中明确 “支持上游生产相关风险的供应链尽职调查” 的义务。合同还可纳入激励负责任商业行为的条款：通过提升供应商对合同条款的认知、提供期望标准培训，可提高条款落地率。同时，需定期审查合同，并根据实施经验优化完善。​
4.2.2.10 除 “合格 / 不合格” 的二元判定外，获证实体可考虑根据供应商的尽职调查表现，提供财务或非财务激励，例如优先采购、融资支持、表彰计划等。这类措施有助于激励供应商持续改进。​
4.2.2.11 《负责任商业行为政策》应公开可查，例如在公司官网以所有相关语言发布。确保所有相关利益相关方可获取政策，是保障透明度与问责制的关键。获证实体在确定 “相关语言” 时，需考虑其供应链的地理分布与核心客户市场；同时，还应考虑通过额外沟通渠道，确保政策触达所有相关利益相关方。​
4.2.2.12 获证实体应主动向所有员工、直接供应商及其他相关方传达《负责任商业行为政策》。例如，可在利益相关方会议中介绍政策、将其纳入供应商合同、在员工培训项目中讲解政策内容。