RWS认证辅导-团体认证合规核心之从程序建立到记录留存的全流程要求

7.2 团体管理体系（Group Management System）​
7.2.1 关键要求（Critical）​
组织应建立并实施团体管理体系。​
目的与说明（INTENT AND CLARIFICATION）：​
1）团体管理体系由团体管理者结合所有团体成员的意见制定，包含成文程序、模板及非书面说明，可帮助团体高效组织工作、实现目标（即所有职责均明确分配）。该体系为团体管理、支持与监督团体成员提供必要框架与流程，并调配资源以开展各项活动，确保符合标准的适用要求。​
7.2.2 关键要求（Critical）​
组织应任命一名团体管理者，由其负责主导团体管理体系的运行，并确保所有团体成员均符合标准的相关要求。​
目的与说明（INTENT AND CLARIFICATION）：​
1）理想情况下，团体管理者应隶属于代表团体成员的组织（即法人实体）；但团体管理者也可为由该组织委托的其他实体（如受雇的特定人员或咨询公司）。​
7.2.3 主要要求（Major）​
团体管理者应根据团体中不同角色（如管理人员、成员、承包商等）的能力优势，为其分配相应职责，以确保能有效证明团体符合标准的相关要求。​
目的与说明（INTENT AND CLARIFICATION）：​
1）团体管理者可自主为团体中不同角色分配职责，但需确保所有相关要求均由具备相应知识与能力的人员负责，且每个团体成员均能证明其符合要求。​
7.2.4 关键要求（Critical）​
团体管理体系应包含成文程序，详细说明团体证书的管理方式，至少涵盖以下要素的管理程序：​
a. 团体成员的批准与处分；​
b. 记录留存；​
c. 团体成员及管理人员（如主管、助理、内部审核员）的培训；​
d. 处理团体成员申诉的机制；​
e. 对团体成员开展内部审核，以评估其是否符合标准要求；​
f. 跟踪团体成员针对不合格项采取的纠正措施；​
g. 监督团体及团体成员对标识的使用和声明，确保符合要求。​

目的与说明（INTENT AND CLARIFICATION）：​
1）团体管理者应制定书面程序，对所有要求要素进行详细说明，并能证明这些程序得到执行。​
2）对于接纳新的集体农户团体成员，团体管理者需记录其资质评估情况。​
3）团体成员的申诉可包括：对团体管理者施加的处分提出申诉、与成员权利 / 付款相关的问题、数量核算问题等。​
7.2.5 主要要求（Major）​
团体管理者应留存以下记录：​
a. 体系的成文管理结构（即组织结构图）；​
b. 完整且更新的团体成员名单；​
c. 每位成员签署的成员协议，明确该成员属于某一范围证书的覆盖范围，以及团体成员的权利与义务（包括接受团体管理者的定期审核、接受认证机构的审核）；​
d. 每个农场填写完整的农场调查问卷；​
e. 每个农场的地块数据（即地理信息系统 shape 文件），标明农场土地的位置与范围；​
f. 所有成员的内部审核记录，注明该场所是否符合所有适用要求；​
g. 同时属于其他范围证书的团体成员记录，包括获证组织名称及认证类型（如个体认证或团体认证）；​
h. 仅适用于集体农户团体：团体层面的记录与计划副本。​
目的与说明（INTENT AND CLARIFICATION）：​
1）团体管理者应提供书面记录，覆盖本条款的所有要求。​
2）若团体由集体农户组成，则 7.2.5.g 条款不适用。集体农户团体的成员仅可隶属于该集体农户团体对应的单一范围证书。​
3）7.2.5.h 条款仅适用于集体农户团体。在其他农场团体中，除非另有规定，否则每个成员应保留各自专属的记录与计划。​
4）关于符合程度的界定：​
・若团体管理者部分满足每项要求（如除一名成员外，其他所有成员的信息均完整），则符合程度为 “轻微（minor）”；​
・若团体管理者掌握多数成员的信息，但非全部，则符合程度为 “主要（major）”；​
・若团体管理者完全未掌握本条款某一项或多项要求的相关信息，则符合程度为 “关键（critical）”。​
7.2.6 主要要求（Major）​
团体管理者应支持团体成员，确保其符合标准适用原则中列出的所有相关要求。​
目的与说明（INTENT AND CLARIFICATION）：​
1）团体管理者应确保所有团体成员根据其生产物料的具体范围与情况，符合标准的所有适用要求（即标准的其他原则）。​
7.3 团体成员要求（Group Member Requirements）​
7.3.1 主要要求（Major）​
团体成员应能获取并理解标准的相关要求，并知晓不符合要求的后果。​
目的与说明（INTENT AND CLARIFICATION）：​
1）团体管理者应确保所有团体成员理解为符合标准要求需采取的措施，知晓若出现不符合项应如何处理及需采取的行动，包括理解不同符合程度的区别。​
7.3.2 主要要求（Major）​
应为团体成员及团体管理人员（包括内部审核员）提供与标准相关的培训，且培训内容应足以确保其理解如何履行自身职责。​
目的与说明（INTENT AND CLARIFICATION）：​
1）组织应留存记录，证明团体成员及团体管理人员已接受相关培训。​
2）审核员可通过访谈，验证上述人员是否理解如何履行职责及是否具备履行职责的能力。