RMS认证辅导-集团认证模块之集团管理者需负责收集所有集团成员的数据信息

原则 1—— 组织管理
机构需证明已建立符合认证适用准则的体系，具体包括：明确内部职责分工、界定认证范围、留存最新规划文件、并根据员工具体职责开展针对性培训。
1.1 一般要求
1.1.1 重要项（Major）
已指定一名管理代表，全面负责并有权确保机构符合所有适用的认证要求。
目的与说明：
本准则旨在避免认证机构对机构内部 “谁有权执行必要措施” 产生混淆。
机构需正式指定一名具备足够权限且理解本标准的人员担任管理代表。
管理代表应能就机构运营情况与认证机构有效沟通；在审核过程中，需知晓相关文件存放位置，并明确可向哪些人员（如其他员工）寻求支持。
1.1.2 次要项（Minor）
机构向认证机构及纺织品交易所（Textile Exchange）申报的 “生产、收集和 / 或加工场所说明” 需真实有效且内容最新，具体应包含以下信息：
a. 机构名称；
b. 机构街道地址；
c. 机构在注册国的税务识别号；
d. 各场所根据认证范围开展的活动类型。
目的与说明：
机构需向认证机构及纺织品交易所提交 “认证范围内运营活动” 的完整书面说明，并根据实际情况及时更新，确保信息真实有效。
针对集团认证：集团管理者需负责收集所有集团成员的数据信息。
1.1.3 关键项（Critical）
为配合审核工作，机构需允许审核方接触以下内容：
a. 认证范围内的所有场所（包括农田、建筑等）及所有工艺 / 实践活动；
b. 认证范围内的所有动物；
c. 与本标准要求相关的所有文件和记录（可能包括许可证、合同、工资单等）；
d. 参与认证范围内活动的所有员工（即受雇家庭成员、正式员工、合同工 / 劳务派遣工及分包商），且审核方对员工的访谈需无任何限制；若审核团队认为有必要，或为保护员工隐私，访谈可在管理人员不在场的情况下进行。
目的与说明：
本准则旨在让认证机构全面了解机构的运营全貌，并能依据既定风险等级或相关认证程序规定的其他准则，确定合理的审核抽样范围。
即便认证机构采用抽样方式（如选取部分场所走访、部分文件审查或部分人员访谈），机构仍需按照审核员要求，允许其接触所有场所、动物、文件、记录及员工，以交叉核验所需信息。
1.1.4 重要项（Major）
机构已制定书面且内容最新的管理计划，该计划需包含以下内容：
a. 管理目标；
b. 需管理的资源说明。
目的与说明：
管理计划需反映机构当前的运营状况。
管理计划至少每年审查一次，且在必要时（包括根据经验总结或审核结果对整体管理体系进行改进后）及时更新。
管理计划需与机构运营规模及复杂程度相匹配，即运营规模越大、复杂度越高，管理计划的详细程度要求也越高。
管理计划无需为单一文件，可由一系列技术文件（即根据既定认证范围，不同准则要求的专项计划）构成，其核心作用是指导认证范围内的运营活动。
1.1.5 建议项（Recomm）
机构的书面管理计划可额外包含以下详细内容：
a. 需管理的资源说明（包括环境条件与限制因素、当地社会经济状况及周边土地概况）；
b. 废弃物管理策略（包括有机废弃物的减量、再利用、回收及 / 或堆肥处理）。
目的与说明：
尽管本项为建议性准则，但仍鼓励所有机构在管理计划中纳入上述额外内容，以更好地契合标准要求。
1.1.6 重要项（Major）
若机构使用承包商，需确保其符合本标准中与 “外包” 相关的所有适用要求，并向承包商明确传达本标准的期望。

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