GOTS认证咨询强化管理体系之从内部管控到供应商协同管理说明

发布时间: 2025-08-05

文章来源: GOTS官网

阅读人数: 9

4.2.2 强化管理体系
4.2.2.1 负责任商业行为（RBC）政策的有效性取决于其治理和实施情况。因此，认证实体应确保其管理体系嵌入本手册所述的六步尽职调查流程，以实施全球有机纺织品标准（GOTS）的各项标准，包括环境标准、人权与社会标准。认证实体应强化其管理体系，确保尽职调查具有预防性、动态性，与风险相匹配（基于风险），通过与利益相关方的有意义参与获得信息，适合认证实体的具体情况，涉及多个流程和目标，确保持续沟通，可包含基于风险的优先级划分，且不得导致责任转移。
4.2.2.2 因此，认证实体应定期审查和更新其 RBC 政策，以确保尽职调查要求得到有效实施。这一过程应是迭代式的，反映对供应链风险日益深入的理解，并纳入利益相关方的反馈。政策应根据尽职调查实践中发现的问题和不足进行调整，包括已确定的风险、申诉情况、运营变化、新出现的国际标准等。
4.2.2.3 认证实体应将 RBC 实施和监督的责任分配给董事会层面。通过将这一责任置于董事会层面，认证实体可强化公司治理，并确保负责任商业行为成为决策的核心环节，体现其在认证实体业务运营中的重要性。例如，由一个委员会或董事会成员负责尽职调查工作，将提高其合法性并确保资源的分配。
4.2.2.4 RBC 实施责任应分配给有能力的高级员工。此类负责员工应具备相关经验，并透彻理解认证实体的运营情况、行业格局以及在确保符合 GOTS 标准和履行认证实体 RBC 承诺方面可能面临的挑战。这些员工应接受有关人权、环境可持续性、审计技术、利益相关方参与等相关主题的定期培训。
4.2.2.5 应为 RBC 政策的实施和尽职调查工作提供充足的财务资源、员工时间和专业能力。采购和合规团队应获得足够的预算，以开展供应商评估、跟进调查结果、提供培训以及与利益相关方参与互动。被指派承担尽职调查职责的人员应被明确要求并有足够时间进行风险评估、政策传播、申诉机制建立等必要活动，而非将这些工作视为日常职责之外的 “附加任务”。他们应有时间和资源进行实地考察和利益相关方会议。所提供的资源应能支持采取适当行动解决发现的问题，而不仅仅是识别问题。

4.2.2.6 尽职调查应纳入组织决策过程，例如新产品开发、拓展至新国家、增加新的供应商工厂等决策。采购和合同决策应参考尽职调查结果，以激励负责任的商业行为。跨职能输入有助于避免可能增加不利影响概率的业务决策。例如，可持续发展团队可在供应商入职或基于尽职调查表现进行订单分配时提供关键反馈。合规不应是流程末尾的一个勾选框式操作，而必须融入整个业务运营过程。
4.2.2.7 认证实体应努力确保与尽职调查相关的部门（如采购、合规、可持续发展等部门）之间保持协调与协作。通用的关键绩效指标和信息共享协议有助于将尽职调查嵌入业务运营中。相较于线性的责任转移，循环的信息流动和一致的优先事项能使尽职调查融入认证实体的整个运营过程。最终，各部门应共同对负责任商业行为负责。通过这种方式，认证实体通常应促进部门之间的反馈、学习和机构知识积累；确保向决策者提供充分且适当的尽职调查信息；让多个相关部门参与可能增加运营或供应链中损害风险的决策（例如，不仅包括采购部门，还包括监督供应商人权、劳工和环境表现的部门）。
4.2.2.8 认证实体应建立健全的内部质量控制系统。这些系统旨在持续评估其自身运营及整个供应链中尽职调查过程的有效性。定期内部审计应作为这些系统的核心组成部分。内部审计可强化对 GOTS 标准的合规性，并验证尽职调查结果。此外，内部审计通过确保信息管理系统的有效性和信息流的可靠性，在维护数据完整性（这是健全尽职调查的基石）方面发挥关键作用。内部审计应充当部门间的桥梁，强调可持续性、全面的风险评估和增强的可信度。
4.2.2.9 供应商合同中应包含要求遵守认证实体尽职调查政策和要求的条款。这为执行提供了法律依据。在适当情况下，认证实体还应在供应商合同中纳入支持与上游生产相关风险的供应链尽职调查的义务。合同还可包含激励负责任商业行为的内容。提高供应商对合同条款的认识并就期望进行培训，可提高其接受度。应定期审查合同，并根据实施经验进行强化。
4.2.2.10 除了合格 / 不合格的判定外，认证实体还应考虑根据供应商的尽职调查表现提供财务和非财务激励。这些激励可包括优先采购、融资选项、表彰计划等。此类措施有助于鼓励供应商不断改进。
4.2.2.11 RBC 政策应公开可用，例如发布在公司网站上，并提供所有相关语言版本。确保 RBC 政策对所有相关利益相关方可及，对于确保透明度和问责制至关重要。认证实体在决定相关语言时，应考虑其供应链的地理分布和主要客户市场。认证实体还应考虑采用其他沟通方式，以确保政策传达给所有相关利益相关方。
4.2.2.12 应积极向认证实体的所有员工、直接供应商以及任何其他相关方传达 RBC 政策。认证实体应考虑在利益相关方会议上宣传该政策、将其纳入供应商合同以及在员工培训计划中进行讲解。