CCS认证咨询-解析F部分之开启多场所与联合认证合规之路的关键要点
一、引言
F 部分聚焦于多场所认证与联合认证准则,旨在为拥有复杂组织结构、涉及多个场所或需管理多家小公司认证的组织提供明确的规范框架。这对于纺织行业及相关领域确保供应链整体质量、实现可持续发展目标具有关键指导意义,能有效保障不同场景下的认证工作精准、高效执行。
二、多场所认证与联合认证概述
多场所认证
适用于拥有多个场所且有意将这些场所纳入同一张范围证书的组织。例如,一家大型纺织制造企业,旗下在不同地区设有多个生产工厂,为简化认证流程、统一管理标准,可选择多场所认证路径。其核心优势在于集中管控,降低管理成本,确保各场所产品质量与运营规范的一致性。
Textile Exchange 推出的允许抽样审核试点项目值得关注,该试点于 2024 年启动并记录在 CCS - 107 中。抽样审核有望在保障认证有效性前提下,进一步优化审核资源配置,提高审核效率,尤其适用于场所众多、分布广泛且运营模式相对趋同的组织。
联合认证
针对管理多家独立小公司认证的组织,这些小公司可能是供应商或与之有业务往来的外部公司,甚至是认证团体之外无直接关联的公司。如一家在行业内颇具影响力的龙头企业,为整合供应链上下游小公司的认证管理,可开展联合认证。自 2022 年开始筹备、2024 年启动的试点项目(记录于 CCS - 106)为此类认证模式提供了实践探索机会,有助于提升整个供应链的协同性与规范性。
三、资格要求
多场所纳入条件
共同所有权:若所有场所均与组织处于共同所有权之下,这是最直接的多场所认证适用情形。以家族式纺织产业集群为例,家族掌控的多个生产、仓储、销售等环节场所,基于产权关联可统一纳入认证范围,便于集中决策、调配资源,保障各环节遵循统一质量标准。
供应链联合认证管理:当组织正在管理供应链联合认证时,依据 CCS - 106 执行。这要求组织在供应链中有较强的协调管控能力,像大型服装品牌商整合面料供应商、辅料生产商、加工工厂等环节进行联合认证,确保从原材料到成品的全程质量可控,满足终端市场对产品品质与可持续性的要求。
基础范围许可:若范围证书有基础范围,且其基础标准允许无共同所有权的场所加入,如农户群体参与有机棉种植认证。这种模式拓展了认证的包容性,使得分散但遵循特定基础标准的个体或小团体能融入更大的认证体系,保障原材料源头符合产业可持续发展规范。
证书唯一性限制
单个场所通常不应是超过一张针对同一标准的范围证书的一部分,旨在避免重复认证、混淆管理责任与标准执行。但基础标准允许的基础范围除外,这为一些特殊产业结构或新兴商业模式预留了灵活调整空间,确保认证规则贴合实际业务复杂性。需注意,分包商不属于场所范畴,本部分准则不适用于外包场景,外包业务有其单独的管理考量与准则要求。
四、内部控制系统准则
ICS 建立:组织应构建内部控制系统 (ICS),这是多场所与联合认证管理的中枢神经。ICS 如同指挥中心,协调各场所运营,确保认证标准落地。例如,在跨国纺织集团,ICS 实时监控不同国家生产场所的能耗、排放、劳动用工等指标,保障符合环保、社会责任等认证要求。
人员委任:委任 ICS 管理人员至关重要,其肩负统筹 ICS 运作、监督所有场所合规重任。该管理人员需具备深厚行业知识、卓越管理能力与敏锐风险洞察力,如在面对突发质量问题时,能迅速组织跨场所排查、整改,防止问题扩散,维护品牌声誉与认证有效性。
审核协助:ICS 要确保认证机构无障碍进入指定场所开展审核,同时承担信息协调角色。在审核季,提前整理各场所运营数据、文件记录,搭建审核团队与场所一线员工沟通桥梁,助力审核高效推进,精准发现问题、提出改进方向。
程序文件:保持详尽程序文件是 ICS 运行基石,涵盖:
场所添加与移除:明确新场所准入门槛、审核流程以及不达标场所退出机制,保障认证范围动态调整的科学性与严谨性。
记录保持:从原材料采购单、生产工艺记录到成品检验报告,完整留存各环节数据,为追溯质量问题、证明合规运营提供详实证据链。
培训管理:针对场所和 ICS 工作人员定制分层培训计划,涵盖认证标准解读、操作技能提升、新法规适应等课程,提升全员合规意识与专业素养。
内部检查:多数情况下,ICS 需定期组织内部检查,模拟认证审核场景,自查自纠。但当认证机构每年全面审核所有场所时,此内部检查可视情况豁免,依 CCS - 106 或 CCS - 107 特殊规定执行,合理优化管理资源配置。
声明管理:依据 B2 部分规范,严谨把控多场所或联合认证标准相关声明,确保对外宣传真实、准确反映认证状态,避免误导市场与消费者。
记录留存:ICS 应妥善保存管理架构书面文件,清晰呈现组织架构、职责分工与决策流程,确保管理透明、责任可溯;同时,详实记录场所名单,涵盖名称、地址、联络方式、产品详情及加工步骤,为精准管理、高效审核筑牢信息根基。
标准实施保障:
准则落地:确保所有认证准则在各场所生根发芽,ICS 可根据场所特性灵活分配管理职责,部分关键要求直接管控,部分因地制宜委托给各场所自主落实,实现集权与分权有机结合。
文件传递:保证所有场所及时获取 CCS、TE - 301(涉及声明时)及 ICS 程序文件,搭建知识共享、标准同步平台,使一线操作有章可循。
意识强化:通过培训、宣贯等方式让所有场所深刻理解认证准则内涵,明晰不合规后果,从被动遵守转向主动践行,提升整体运营规范性。
五、场所准则与审核
场所遵循准则:场所务必严格遵循 B3 部分准则,涵盖生产环境安全、设备维护、产品质量管控等多领域规范。如纺织印染车间,需依据 B3 要求控制化学品使用、处理废水废气,保障生产过程环保、产品质量稳定,为最终认证达标夯实基础。
审核准入保障:ICS 应全力确保认证机构为审核目的顺利进入相关场所,这是认证流程启动的关键前提。提前协调场所安保、生产安排,为审核团队提供便利,避免因沟通不畅、准备不足延误审核进程。
审核方式规定:
常规现场审核:组织默认应接受认证机构每年对所有场所的现场审核,这是全面把控质量、合规的 “硬核” 手段。审核人员实地查验设备运行、员工操作、文件记录,全方位评估场所达标情况。
特殊审核情形:
若场所为贸易商或分销商,鉴于其业务特性,可允许远程审核。通过线上查看订单合同、物流记录、客户反馈等数据,结合视频连线抽查库存,在保障审核效果同时兼顾运营效率。
处于供应链联合认证管理或接受抽样审核场景下,分别依据 CCS - 106、CCS - 107 执行相应特殊审核流程,适应不同业务模式与试点项目要求,确保审核科学性、精准性。
六、场所添加与移除
场所添加流程:新增场所加入范围证书必须获得认证机构批准,这是把控认证质量 “入口关”。除特殊审核情形外,只有在场所成功通过严格审核后,认证机构才应批准其加入,防止低质量、高风险场所混入认证体系,扰乱整体认证格局。
场所移除管理:ICS 有权依据规定移除范围证书中的场所,并及时书面通知场所与认证机构,详细说明移除原因,如自愿退出、未支付费用、存在严重不合规项等。对于威胁供应链完整性的违规场所,ICS 应果断采取移除行动,同时,基于运营成本、合作关系等其他合理因素,也可灵活调整认证范围,维护认证体系健康、可持续发展。