GOTS认证辅导-如何确保管理层访谈的结果具有可靠性和有效性

2.5 管理层访谈
2.5.1 管理层访谈的目的：管理层访谈是 GOTS 7.0 人权、社会及尽职调查审计的关键组成部分。它们能为了解管理层对 GOTS 人权与社会标准的理解以及对其的投入程度，还有公司的尽职调查流程等提供有价值的见解。以下准则可确保管理层访谈能够有效、尊重他人且符合 GOTS 原则地开展。
2.5.2 访谈方式：审计员应将管理层访谈视为对话而非审问，鼓励开放的信息交流。这些访谈应采用结构化或半结构化形式，保持灵活性，以便对话能自然展开，受访者也能自由表达自己的想法。应先提出开放式、非引导性问题，随后再提出封闭式、引导性问题以验证具体要点。最终目的是促进对 GOTS 人权、社会及尽职调查标准的持续改进和贯彻落实。
2.5.3 受访者的选择：审计员应从高级管理层、管理层代表以及与所审查标准相关的关键人员（如人力资源或薪资人员）中挑选受访者。
2.5.4 员工的匿名性与安全性：必须维护所有相关人员的匿名性和安全性。在管理层访谈期间，举报不合规情况的员工应保持匿名，以保护他们免受不利后果的影响。审计员应确保采取适当措施来保护员工。
2.5.4 性别敏感性：根据文化和社会规范，在可行的情况下，女性审计员应负责对女性管理人员进行访谈。
2.5.6 尊重与尊严：审计员应确保访谈是以尊重和维护受访者及被审计主体尊严的方式进行的。
2.5.7 访谈的目的：管理层访谈的主要目的是评估管理层对员工权利以及 GOTS 人权与社会标准的认识和投入程度。审计员还应询问公司的尽职调查和负责任商业行为政策，并对其进行测试以评估它们在实际中的执行情况。
2.5.8 信息的准确记录：访谈期间获取的信息应准确记录，并与其他来源（如工人访谈、工会代表、现场观察以及相关文件）的信息相互印证。
2.5.9 结束访谈：审计员应在访谈结束时感谢受访者提供信息并给予配合。
2.5.10 访谈时长：管理层访谈通常应持续 30 至 60 分钟，具体时长取决于所讨论问题的复杂程度以及组织的规模。不过，审计员应根据需要自行斟酌延长或缩短该时间，以涵盖所有相关话题。
2.6 文件审查
2.6.1 文件审查的目的：进行全面的文件审查对于 GOTS 人权、社会及尽职调查审计至关重要。它能使审计员印证组织提供的信息，并通过查阅记录详细了解其运营情况。这一过程可核实从其他来源（如访谈和设施巡查）收集到的信息，从而提高审计结果的有效性和可靠性。通过审查广泛的文件，审计员能够深入了解组织的实践操作以及其对 GOTS 7.0 标准的遵守情况，这些文件涵盖从人事记录到工资工时文件等各个方面。审计员应审查在正常业务过程中生成的文件，审查范围至少应包括上一年度的文件。
2.6.2 文件类型：一次典型的审计将涉及对多种文件的审查，包括但不限于法律授权和证书、政策与程序、人事记录、工资工时记录、培训记录、健康与安全记录、生产记录、投诉与纪律记录以及作为认证实体尽职调查过程一部分而生成的记录。
2.6.3 提前提供文件清单：为简化流程，建议审计员提前向认证实体提供一份所需文件清单，该清单应包含在审计计划中。认证实体应能作为其持续尽职调查流程的一部分，高效地提供这些文件。
2.6.4 确保可靠性和完整性：审计员应核实所提供文件的可靠性和完整性。这包括检查文件的来源和真实性，以及将信息（特别是与人相关的数据）与访谈中获取的信息进行交叉核对。
2.6.5 薪资记录审查：对薪资记录进行全面审查要求审计员至少审查三个薪资发放周期：最近的一个周期、业务高峰期的一个周期以及随机选取的一个周期。审计员应交叉核对这些记录与从员工和管理层访谈中获取的信息之间的一致性。
2.6.6 与其他审计技术的融合：文件审查应与其他审计技术（如访谈和设施巡查）无缝融合。其目的是印证调查结果并确保生成一份全面且准确的审计报告。