RCS认证辅导-贸易类企业RCS认证现场审核：核心要点与合规指南

再生含量标准（Recycled Claim Standard，简称RCS）作为全球认可的再生材料追溯认证体系，是贸易类企业彰显可持续发展能力、对接国际绿色采购需求的重要“通行证”。与生产型企业不同，贸易类企业的RCS认证核心聚焦“供应链追溯完整性、数据记录真实性、流程管控有效性”三大维度，现场审核则是验证这些维度是否落地的关键环节。本文结合RCS 2.0标准要求与贸易企业实操场景，系统梳理现场审核的重点内容与应对逻辑，为企业合规备战提供参考。
一、审核核心依据：以标准为纲，锚定贸易场景特性

RCS现场审核严格遵循全球有机纺织品标准（GOTS）协会发布的RCS 2.0版本要求，同时结合贸易企业“不直接生产、聚焦采购-仓储-销售”的业务特性，形成针对性审核框架。审核员核心关注两大逻辑：一是“再生材料从上游到下游的全链路可追溯”，确保企业所宣称的再生含量真实可信；二是“贸易环节的管控措施能防范混批、掺假等风险”，保障再生材料的纯度与品质。

审核前，企业需提前准备RCS体系文件、供应链资质、交易凭证等基础资料，审核员将以“文件核查+现场验证+人员访谈”的方式，对资料真实性与现场实操一致性进行双重核验，最终判定企业是否满足认证要求。

二、核心审核板块：从源头到终端的全流程穿透式核查

贸易类企业的RCS审核围绕“供应链管理、仓储管控、数据记录、人员能力”四大核心板块展开，每个板块均有明确的核查重点与判定标准，构成完整的合规验证链条。

（一）供应链管理：追溯的“源头防线”

供应链是RCS认证的核心，审核员将从“上游资质审核、采购过程管控、下游流向追溯”三个层面，验证再生材料来源的合法性与追溯的完整性。

1. 上游供应商管理是审核重中之重。企业需提供核心供应商的RCS认证证书（或同等认可的再生材料认证文件），确保采购的再生材料来自已获认证的合规渠道。审核员会随机抽查3-5家主要供应商的资质文件，核对证书有效期、认证范围与供应的材料品类是否匹配，若存在未获认证的供应商，需提供该供应商的再生材料溯源证明，否则将被判定为不符合项。某贸易企业曾因上游供应商RCS证书过期未及时更新，导致审核中断，需重新补充合规供应商资源后才完成审核。

2. 采购过程管控需形成闭环。审核员会核查采购合同、订单、送货单等文件，确认单据中明确标注“再生材料品类、再生含量比例、对应的RCS批次编号”等关键信息，且这些信息与供应商提供的发货资料一致。同时，企业需建立供应商评估机制，每年度对核心供应商进行RCS合规性复评，留存评估记录与沟通函件，证明供应链管控的持续性。

3. 下游流向追溯需清晰可查。企业需记录每批再生材料的销售对象、销售数量、再生含量宣称等信息，若下游客户为生产企业，需确保客户知晓RCS相关要求；若为终端零售商，需核查产品标签上的再生含量标识是否符合RCS规范，避免虚假宣称风险。

（二）仓储管控：防范混批的“物理屏障”

贸易企业的仓储环节是防范再生材料与非再生材料混批的关键，审核员会以“分区隔离、标识清晰、库存准确”为核心进行现场勘察。

1. 分区隔离需物理到位。企业需在仓库内划分“再生材料专区”，与非再生材料区域设置明显的物理隔离（如围栏、隔断等），若涉及不同再生含量的材料，需进一步细分区域，避免交叉污染。审核员会检查隔离措施的有效性，若发现再生材料与普通材料混放，将直接判定为严重不符合项。

2. 标识管理需精准规范。每批入库的再生材料需粘贴RCS专用标识，标识内容需包含“材料名称、再生含量、批次号、供应商信息、入库日期”等要素，且标识需牢固清晰，贯穿仓储全环节。审核员会随机抽查货架上的材料标识，与采购记录、库存台账进行比对，验证信息一致性。

3. 库存管理需账实相符。企业需建立RCS材料专属库存台账，实时记录入库、出库、库存结余等数据，台账信息需与采购单据、销售单据、现场实物一一对应。审核员会采取“抽盘”方式，随机选取2-3个批次的再生材料，核对台账数量与实际库存数量，同时检查库存盘点记录，确保每月至少一次的盘点频率及异常情况的处理记录。

（三）数据记录：合规的“证据链条”

RCS认证的核心是“有据可查”，贸易企业的记录文件需形成覆盖“采购-仓储-销售”全流程的证据链，审核员会重点核查记录的完整性、真实性与可追溯性。

1. 核心记录文件需齐全。必备文件包括：供应商RCS认证资质、采购合同及订单（注明再生要求）、送货单、入库检验记录、库存台账、出库单、销售合同、运输记录（若涉及自有物流）等。其中，入库检验记录需明确检验项目（如外观、再生含量证明文件核查等）、检验结果及检验人员签字，确保每批材料符合采购要求。

2. 记录填写需规范可追溯。所有记录需使用不易涂改的笔填写，内容清晰、信息完整，若存在修改需由修改人签字并注明修改原因。电子记录需具备防篡改功能，定期备份数据，保存期限至少为产品交易完成后5年。审核员会随机抽取某一批次材料的完整记录链，从采购订单到销售出库单逐一核查，验证数据的连贯性与一致性。

3. 再生含量核算记录需准确。企业需建立再生含量核算机制，根据供应商提供的再生含量证明，结合自身贸易环节的损耗情况（若有），准确核算每批产品的最终再生含量，并留存核算过程记录。审核员会核查核算方法的合理性与数据的准确性，避免再生含量虚标问题。

（四）人员与体系：合规的“软实力保障”

贸易企业的RCS合规不仅依赖硬件管控，更需要人员能力与管理体系的支撑，审核员会从“体系文件、人员培训、应急处理”三个维度评估企业的软实力。

1. 体系文件需贴合贸易场景。企业需制定针对性的RCS管理体系文件，包括质量手册、程序文件（如供应商管理程序、仓储管理程序、记录管理程序等）及作业指导书，文件内容需符合RCS 2.0标准要求，且与企业实际业务流程匹配。审核员会核查文件的审批流程、修订记录，确保文件的有效性与时效性。

2. 人员培训需覆盖关键岗位。采购、仓储、销售、质量管控等关键岗位人员需接受RCS标准及企业内部管理流程的培训，掌握再生材料识别、追溯要求、标识管理等核心内容。企业需留存培训计划、培训课件、签到表及考核记录，审核员会通过现场提问的方式验证培训效果，若关键岗位人员对RCS要求不熟悉，将被判定为观察项或不符合项。

3. 异常处理机制需完善。企业需建立RCS相关异常情况的处理流程，如发现供应商提供的材料再生含量不符、仓储过程中出现混批、客户投诉再生含量问题等情况时的处置措施，并留存异常处理记录。审核员会核查异常处理记录的完整性，评估企业的风险应对能力。

三、审核应对核心原则：主动合规，虚实结合

面对RCS现场审核，贸易类企业需秉持“主动合规、虚实结合”的原则，做好充分准备。前期应组织内部自查，对照RCS标准及本文梳理的审核重点，排查供应链、仓储、记录等环节的薄弱点，提前整改；审核过程中，指定专人负责与审核员沟通对接，及时提供所需资料，如实解答疑问，主动引导审核员查看合规管控亮点；审核后，针对审核员提出的不符合项，制定详细的整改计划，明确责任人与完成时限，确保整改到位并通过验证。

四、结语

对于贸易类企业而言，RCS认证现场审核的核心并非“形式合规”，而是“实际业务与标准要求的深度融合”。企业需跳出“为认证而准备”的被动思维，将RCS的追溯、管控要求融入日常贸易流程，通过规范的供应链管理、精准的仓储管控、完整的数据记录及专业的人员能力，构建全链条合规体系。这不仅能帮助企业顺利通过审核，更能提升企业在绿色贸易市场中的竞争力，对接更多国际优质采购需求，实现可持续发展与商业价值的双赢。