RAS认证咨询-深度解读小组管理之从成员培训到资格变动全解析

7.3 小组成员要求
7.3.1 主要要求
小组成员能够获取并理解标准的相关准则，知晓不符合标准的后果。
目的与说明：
小组管理者需确保所有小组成员明白为满足标准准则需要做什么，并且清楚出现不符合情况时会发生什么以及他们需要采取什么行动。这包括理解适用的不同合规等级之间的差异。
7.3.2 主要要求
为小组成员和小组管理人员（包括内部检查员）提供关于标准的培训，培训内容应足以确保他们理解如何履行职责。
目的与说明：
组织要有记录证明小组成员和小组管理人员已接受培训。
通过面谈，审核员可以核实他们是否理解如何履行职责以及是否具备相应能力。
7.4 成员检查
7.4.1 主要要求
小组管理者记录并实施检查规程，以确保所有小组成员都符合所有相关标准准则，包括：
a. 处理任何成员不符合情况的流程（例如识别、分级、跟进直至问题解决或暂停资格），并记录发出和解决的不符合情况，同时解释所采取的纠正措施；
b. 如有需要，小组管理者指定检查员进行内部检查；
c. 小组管理者确保对每个小组成员进行现场检查。这些检查要么由内部检查员每年进行一次，要么由认证机构根据认证程序中定义的特定指南，按照风险等级定期进行；
d. 每次检查后编制书面检查报告，指出检查结果和所有不符合情况；
e. 小组管理者确保小组成员知晓，根据认证机构进行的风险评估，他们可能会被选入年度抽样审核，并且必须随时准备好接受认证机构可能的不预先通知的额外检查。
目的与说明：
小组管理者可以提供其检查规程的副本，其中应包括本准则中列出的所有要点。
内部检查员不能对直系亲属或自己的业务进行检查。
内部检查员收集并保存关键检查结果的验证材料（例如照片或其他记录），特别是在发出不符合通知时。
应认证机构和纺织品交易所的要求，小组管理者可以提供对其成员进行的书面内部检查报告副本。
7.5 成员的加入与退出
7.5.1 主要要求
小组管理者确保只有在满足以下所有条件后，新成员才能加入小组：
a. 小组管理者收到每个成员签署的成员协议；
b. 小组管理者收到每个农场填写完整的农场调查问卷；
c. 小组管理者收到每个农场的多边形数据（即地理信息系统形状文件），显示农田的位置和面积；
d. 内部检查员已完成对该场地的检查；或者如果小组管理者拒绝进行内部检查，则由其认证机构对该场地进行审核；
e. 该场地的所有关键和主要不符合项均已解决；
f. 小组管理者获得认证机构对新成员加入的批准。
目的与说明：
小组管理者应证明只有在满足本准则的所有要素后，才会将新成员加入小组。
除非农民是社区农民小组的成员，否则小组成员可以是多个范围证书的一部分，包括个人证书或另一个小组证书。不同的范围证书可能适用于相同或不同的材料。
当新成员加入社区农民小组时，小组管理者会与新成员一起审查小组层面的计划，并进行任何修改，以确保这些计划继续反映小组的实际情况。
7.5.2 关键要求
小组管理者有责任在必要时将成员从小组中移除，以确保小组证书继续符合标准。
目的与说明：
将小组成员移除的可能原因包括但不限于以下几点：
成员自愿退出；
成员未向小组管理者支付约定费用；
无法解决未解决的不符合项；
反复出现不符合情况；以及小组管理者可能定义的其他原因。
7.5.3 关键要求
当成员从小组中被移除时，小组管理者应在正式决定之日起两周内，以书面形式将移除情况及移除原因通知受影响的小组成员及其认证机构。
目的与说明：
将小组成员移除的可能原因包括但不限于以下几点：
成员自愿退出；
成员未向小组管理者支付约定费用；
无法解决未解决的不符合项；
反复出现不符合情况；以及小组管理者可能定义的其他原因。