OCS认证辅导-纺织品交易所集团认证相关问题反馈与回应

原则 7 - 集团认证
集团管理
一些利益相关者认为 ICS 经理和集团成员地点要求非常严格，必须考虑各个国家的具体情况。
另有反馈指出，纳入欧洲其他国家却不包括拉丁美洲是不公平的。有人建议最终的《材料重要性标准》应纳入潜在合作伙伴以核实可追溯性。
纺织品交易所回应：
考虑到集团经理需要对每个集团成员进行定期监督，从集团经理总部起 500 公里的直线距离是合理的。关于纳入欧洲国家，是因为欧盟有共同的法规，这与拉丁美洲不同，拉丁美洲每个国家都有自己的立法。
内部控制系统
我们也收到了关于内部控制系统（ICS）要求的大量反馈：
有人担心如果 ICS 经理可以自由决定要求的实施水平，可能会出现标准化问题，因为每个 ICS 经理都会有自己的标准。利益相关者要求提供详细的 ICS 指南以评估实施水平并确保合规性。
纺织品交易所回应：
一位利益相关者误解了意图和澄清说明，其中提到：“ICS 经理可以自由决定在何种水平上实施要求，只要能证明集团每个成员都合规。” 这被错误地理解为是指每个标准的实施水平，而不是如标准意图所指的明确谁负责什么。《材料重要性标准》试点 V1.0 中的更新措辞对此进行了澄清：“集团经理确保所有集团成员明白为满足标准要求需要做什么，并知晓在不合规情况下需要采取什么行动。这包括理解适用的合规水平之间的差异。”
有人建议集团在接受认证审核前应完成内部审计，并在申请阶段将结果提供给认证机构。这样可以使认证过程更顺利。还建议 ICS 和纺织品交易所都应接收对农场调查问卷的回复和地理信息系统数据。
纺织品交易所回应：
集团在进行认证审核前完成内部审计是预期做法，这意味着集团经理在向认证机构申请正式认证审核前应确定成员资格。集团经理负责从集团成员收集调查问卷并提供给认证机构，认证机构随后会与我们分享特定信息。
对于所售产品的 ICS 可追溯性要求存在一些困惑。反馈建议取消这一要求，理由是在小农户农场发现了不良做法，但由于 ICS 层面缺乏可追溯性，在加工前由于汇总无法确定哪些产品发货包含特定农民的材料。有人建议保留这种可追溯性要求，以便在必要时便于产品召回，并确保供应链中的所有合作伙伴能够了解其纤维的真正来源。
纺织品交易所回应：
这反映在《材料重要性标准》试点 V1.0 的标准 6.2.1 中。
关于 ICS 记录保存要求的反馈突出了与《材料重要性标准》第二稿中标准 7.2.5 点 g) 相关的担忧。
利益相关者指出，采购时公司之间的商业竞争可能会阻止绵羊生产者准确报告其他集团已获得认证。还有人担心内部审计员可能不是管理这些要求的最佳人选。利益相关者建议我们从认证机构获取此信息，因为他们通常拥有关于生产者 / 种植者所持认证的最准确和最新的信息。
纺织品交易所回应：
信息流应与收集调查问卷的过程相似。如果集团经理希望为认证目的管理一个集团，就必须承担责任。如果存在商业敏感信息等问题，证书持有人（可能是经纪人）可以总是聘请另一方作为集团经理来解决这些担忧。直接向认证机构询问此信息不可行，因为认证机构无论如何都是通过集团经理获取信息的。
所有集团成员都要完成农场调查问卷的要求被种植者认为非常繁琐，他们觉得这只是打勾练习。此外，还存在隐私问题。由于并非所有种植者每年都接受审计，收集要求应延长至 36 个月。利益相关者建议寻找外部工具以节省时间和精力，因为纺织品交易所目前缺乏可行的集团管理工具。
纺织品交易所回应：
通过农场调查问卷收集的信息对于监测和评估标准以及为其实施和未来发展提供信息至关重要。我们重视对该系统的反馈，并已实施了一些更新以提高可用性。
利益相关者不确定品牌是否可以鼓励供应商收集监测、评估和学习数据并与他们分享进展。
纺织品交易所回应：
如果品牌与生产者建立了商业关系，他们可以直接向供应商要求此类信息。否则，品牌需要依赖我们的信息。