GOTS认证咨询-GOTS要求所有认证实体在供应链的各个阶段都要秉持道德规范行事

3.3 影响尽职调查性质和范围的因素
3.3.1 尽职调查标准的适用性。开展尽职调查流程的要求适用于所有 GOTS 认证实体。《联合国商业和人权指导原则》以及《经合组织服装和鞋类行业负责任供应链尽职调查指南》都要求所有公司进行尽职调查。尽职调查的总体目标是识别、预防和减轻认证实体自身运营及其整个供应链中的负面人权和环境影响。不遵守尽职调查要求可能导致失去 GOTS 认证，并引发声誉和财务损失。
3.3.2 与整个供应链合作。GOTS 要求所有认证实体在供应链的各个阶段都要秉持道德规范行事。认证实体应努力与供应链中的所有参与者密切合作，从原材料供应商到成品购买者，以收集和共享有关潜在人权和环境风险的信息。应与供应链中的其他公司保持开放且定期的沟通渠道。尽职调查应被视为一项共同责任，而非仅仅是一种合规行为。它应被视作在整个供应链中建立透明度、信心和可持续性的契机。
3.3.3 零售商和品牌商。零售商所需开展尽职调查的程度可能因他们是否拥有所售品牌或仅仅作为销售商而有很大差异。品牌所有者通常对其供应链有更多的控制权，因此在尽职调查方面承担更大的责任，不仅涵盖自身运营，还包括其供应商和分包商的运营。
3.3.4 GOTS 认证实体间的合作。维护 GOTS 认证的完整性和可信度依赖于供应链中所有认证实体对尽职调查标准的有效实施。这需要所有认证实体（无论规模大小）共同努力。目的是确保在不对较小实体造成过度负担的情况下，逐步实现并不断完善全面的尽职调查。通过负责任的合作，包括中小规模公司在内的认证实体能够以可管理的速度提升其尽职调查能力。这种合作应根据供应链中每个认证实体的运营规模进行调整。
3.3.5 全面尽职调查。为维持 GOTS 认证的合法性和积极影响，所有认证实体应采取合理步骤，确保根据自身资源以及运营的规模和范围来实施尽职调查标准。认证实体应与其他公司、工会和民间团体合作，在其供应链中实施尽职调查。这种协作方式可增强 GOTS 体系的完整性，并促进认证实体之间的信任。通过汇集资源和知识、增强影响力并提高透明度，认证实体能够更有效地应对其供应链中复杂的人权和环境挑战。
3.3.6 尽职调查要求的灵活性。虽然所有 GOTS 认证实体都应开展尽职调查流程，但六步尽职调查流程应根据认证实体的具体情况（如规模、运营环境、商业模式、风险状况和采购策略等）进行调整。然而，灵活性绝不应损害秉持道德规范并积极主动减轻风险的基本责任。
3.3.7 中小规模认证实体。人们认识到较小的认证实体可能资源有限，但这并不免除它们开展尽职调查流程的责任。相反，尽职调查的范围应与其规模以及它们所带来或面临的风险成比例。例如，一个小型的本地化制造商可能没有资源在国外进行广泛的供应商评估，但它仍可进行充分的案头研究，并要求其供应商提供透明的报告。此外，较小的公司往往具有灵活性，能够更迅速地适应已识别的风险。
3.3.8 遵守特定辖区的尽职调查相关法律。认证实体应遵守 GOTS 尽职调查标准以及其辖区内适用的任何供应链尽职调查法律。例如，德国的认证实体应遵守德国《供应链法》，法国的认证实体应遵守法国《警戒法》，荷兰的认证实体应遵守荷兰《童工尽职调查法》，挪威的认证实体应遵守挪威《透明度法》。欧盟内的认证实体还应准备应对即将出台的侧重于企业人权和环境尽职调查的欧盟立法。
3.3.9 高风险地区。处于高风险地区（可被视为存在系统性人权侵犯或薄弱环境实践的地区）的认证实体应根据这些加剧的风险进行相关评估并调整其尽职调查流程。加强审查至关重要，可能包括明确的协议和操作程序、额外的第三方审计（包括预先通知和不预先通知的审计）以及关键绩效指标的实时跟踪。根据风险的严重程度，资源相对有限的中小规模公司仍需根据加剧的风险情况必要时开展尽职调查。
3.3.10 直接合同关系与通过中介间接采购。当认证实体与其供应商存在直接合同关系时，尽职调查流程通常能更有效地实施。在这种情况下，有更大的控制权和问责制，更容易执行要求供应商遵守 GOTS 和经合组织指南所规定的尽职调查要求的合同条款。常规检查和评估能够更轻松地进行，并且在出现不合规情况时能够迅速采取纠正措施。另一方面，在通过中介或代理商进行间接采购的情况下，尽职调查延伸至这些第三方。认证实体应与中介合作，共同评估供应商的合规性并确保他们遵守 GOTS 标准。这可能需要采取额外的尽职调查措施，包括对中介自身的尽职调查程序进行评估。
3.3.11 如果认证实体参与与尽职调查流程相关的合作倡议，它应明确该倡议所涉及的具体步骤或要素。此外，认证实体应在其公开沟通中准确表述该倡议的范围和成果。
3.4 有效尽职调查的信息管理系统、记录保存与文件编制
3.4.1 认证实体应保存适当的文件和记录，以证明尽职调查流程的实施情况。以下概述了总体及特定类别 的管理、记录和文件编制系统，以确保恰当的尽职调查实践。
3.4.2 信息管理系统。认证实体应建立并维护一个信息管理系统，以留存关于其整体活动的准确且最新的信息，如下文所述。该系统必须能够存储开展全面尽职调查流程所需的所有必要数据和文件。认证实体应确保尽职调查记录准确、完整、最新，并安全存储，以便在需要时能够轻松获取。记录应定期审查并根据情况适时更新。认证实体应每年对记录进行审查，根据需要更新数据，并确保负责人员能够获取记录。认证实体应努力以数字方式存储此类信息，并提供足够的备份。信息管理系统应根据认证实体的规模和运营环境进行定制。
3.4.3 第一步 —— 嵌入负责任商业行为。记录尽职调查流程的初始步骤是制定、批准并维护六步尽职调查框架第一步中所规定的《负责任商业行为政策》。认证实体应记录《负责任商业行为政策》的任何变更或更新情况。此类记录旨在展示随着时间推移尽职调查实践的逐步改进情况。当认证实体向其供应商分发供应商行为准则时，它应留存所分发的供应商行为准则副本以及所提供的任何相关供应商培训记录。
3.4.4 第二步 —— 识别风险。认证实体应保存记录，以展示其在供应链及自身运营中识别和确定风险优先级所采取的流程。这包括为评估风险所收集的信息、相关人员在风险评估中的参与情况以及确定风险优先级所做的决策。认证实体还应建立并记录供应商评估程序。认证实体应留存对供应商和分包商进行评估的文件记录。这可能包括审计、自我评估、认证以及其他验证数据。认证实体应保存对供应商设施进行社会审计的报告，包括关于方法、调查结果和补救措施的信息。
3.4.5 第三步 —— 停止、预防和减轻。认证实体应记录如何将对实际或潜在影响的评估结果整合到认证实体的相关职能部门和部门中。这包括记录如何将预防、减轻和补救不利影响的责任分配给特定人员。认证实体应保存记录，展示其为解决自身造成或促成的不利影响所采取的行动，以及它如何利用自身影响力来预防或减轻与其自身活动、产品或服务直接相关的不利影响。
3.4.6 第四步 —— 跟踪。认证实体应保存记录，以展示对与其供应链及自身运营相关的尽职调查实施情况的持续监测和跟踪。这包括为预防、减轻和补救不利影响所采取的行动以及跟踪活动的结果。认证实体应保存后续评估记录，以验证纠正行动计划的实施情况，并保存通过申诉机制所识别趋势的报告。
3.4.7 第五步 —— 沟通。认证实体应保存文件记录，以展示其在供应链及自身运营中与尽职调查活动相关的内部和外部沟通情况。这包括已发布的报告、提供给供应商的信息、咨询记录以及利益相关者参与情况。认证实体应留存公共报告副本，包括关于政策、已识别风险、所采取行动和汇总结果的信息。本手册附件 2 中的表格提供了有效开展尽职调查流程可能所需的信息类型示例。
3.4.8 第六步 —— 补救。认证实体应保存详细记录，记录其为解决自身造成或促成的任何负面人权或环境影响所采取的行动，包括通过合法程序提供或配合补救的步骤。这包括为核实所发生影响而进行的调查记录、补救计划、在其他方主导的补救过程中配合的努力、补救计划实施情况的报告以及与外部利益相关者就补救事宜进行的任何沟通（包括公开沟通）。
3.4.9 外部专家意见。认证实体应保存尽职调查过程中所咨询的背景研究和外部专家意见的详细记录。
3.4.7 第五步 —— 沟通。认证实体应保存文件记录，以展示其在供应链及自身运营中与尽职调查活动相关的内部和外部沟通情况。这包括已发布的报告、提供给供应商的信息、咨询记录以及利益相关者参与情况。认证实体应留存公共报告副本，包括关于政策、已识别风险、所采取行动和汇总结果的信息。本手册附件 2 中的表格提供了有效开展尽职调查流程可能所需的信息类型示例。
3.4.8 第六步 —— 补救。认证实体应保存详细记录，记录其为解决自身造成或促成的任何负面人权或环境影响所采取的行动，包括通过合法程序提供或配合补救的步骤。这包括为核实所发生影响而进行的调查记录、补救计划、在其他方主导的补救过程中配合的努力、补救计划实施情况的报告以及与外部利益相关者就补救事宜进行的讨论（包括公开沟通）。
3.4.9 外部专家意见。认证实体应保存尽职调查过程中所咨询的背景研究和外部专家意见的详细记录。
3.4.10 记录保存期限。认证实体应在保密条件下保存文件记录至少五年，除非适用法律要求更长的保存期限。认证实体应安全存储敏感信息并确保其得到充分保护。
3.4.11 尽职调查记录与 GOTS 审计。认证实体应在需要时向 GOTS 认可的认证机构提供尽职调查记录的访问权限。提供虚假记录被视为严重违规行为，将导致认证撤销和认证禁令。在 GOTS 审计期间，认证实体应准备好应要求提供记录的数字或纸质副本。此外，应全球标准有限责任公司（Global Standard gGmbH）的要求，认证实体应允许其访问尽职调查记录，以供质量控制和研究之用。